Coordonnateur(trice) à la direction générale
Description sommaire
Venez contribuer au succès d’une équipe où vos talents font la différence ! Gestion Informa inc., filiale de Paquette & associés, l’une des plus grandes firmes d’huissiers de justice au Québec, recherche un(e) coordonnateur(trice) à la direction générale passionné(e) et engagé(e). Située sur le prestigieux site historique de la place d’Armes, notre équipe de près de 150 passionnés partage des valeurs fortes, telles que la reconnaissance, le respect, la communication et l’excellence. Dédiés à offrir un service hors pair en gestion des procédures juridiques, nous croyons fermement en l’importance de l’humain et de l’épanouissement professionnel. En nous rejoignant, vous participerez à la réussite de nos projets tout en évoluant dans un environnement dynamique, où vous aurez l’opportunité d’apprendre auprès de collègues chevronnés et de développer vos compétences dans un environnement qui valorise le partage des savoirs.
TRAVAILLER ICI, C’EST PROFITER DE
- Rémunération compétitive : Salaire annuel évolutif en fonction de l’échelle de salaire en vigueur.
- Horaires flexibles (selon le poste et le service dans lequel celui-ci évolue) : Nous priorisons l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle.
- Télétravail hybride (selon le poste et le service dans lequel celui-ci évolue) : Travaillez de chez vous ou dans nos bureaux inspirants, situés sur le site historique de la place d’Armes.
- Congés supplémentaires : Profitez de congés mobiles et de journées offertes, pour vivre pleinement les moments importants de l’année.
- Santé et bien-être : Dès votre première journée, profitez d’un Programme d’Aide aux Employés ainsi que de Leya, une plateforme offrant un accès gratuit à des ressources juridiques. Bénéficiez également d’un plan d’assurances collectives complet, incluant assurance maladie complémentaire, invalidité et vie;
- Sécurité financière : Participation à un RVER pour atteindre vos objectifs de retraite en toute sérénité.
- Un geste spécial pour vous célébrer : Recevez une carte cadeau pour marquer votre anniversaire, car chaque membre de l’équipe mérite d’être célébré ;
- Café et convivialité : Café gratuit pour des débuts de journée bien boostés.
- Zone de détente : Détendez-vous dans notre espace à la cafétéria avec un coin lecture pour partager ou découvrir des livres avec vos collègues.
- Mobilité durable : Déplacez-vous en toute tranquillité avec un stationnement sécurisé pour vélos à l’intérieur de nos locaux.
- À deux pas du métro Place d’Armes : Travaillez dans un cadre stimulant et dynamique, situé au cœur du Vieux-Montréal, entouré d’histoire.
Principales tâches et responsabilités
Sous la responsabilité de la directrice générale, le(la) partenaire clé du poste contribue à l’efficacité administrative en effectuant des tâches de support administratif. Il(elle) apporte également son soutien aux différents projets de l’entreprise et peut être appelé à offrir un soutien administratif au Président de la Société.
CE QU’ON ATTEND DE VOUS
- Rédige et prépare divers documents (lettres, mémos, comptes rendus ou formulaires);
- Élabore, monte et tient à jour divers fichiers statistiques;
- Crée et met à jour différents formulaires;
- Met à jour le tableau d’échéancier des contrats et en assure le suivi;
- Assiste et coordonne le Président dans la planification de ses activités quotidiennes;
- Coordonne et fait le suivi des différents rendez-vous à l’agenda, confirme au besoin avec les différents intervenants, tout en effectuant les réservations nécessaires;
- Assure une sélection adéquate des appels téléphoniques et des visiteurs s’adressant au bureau du Président et de la directrice générale, répond aux diverses demandes et dirige les personnes au service approprié de la Société;
- Prépare les réunions de la Société (C.A., AGA, comités) les avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux et rassemble, durant les semaines précédentes, toute correspondance pertinente;
- Révise les documents destinés à l’externe (communications ou présentations faites aux clients, site web, infolettre, etc.);
- Participe à la rédaction et à la mise en page d’offres de service;
- Supporte les autres adjointes ;
- Peut agir comme personne ressource pour la formation de certains logiciels (Ex. : Antidote, système téléphonique, Outlook, etc.);
- Supporte l’équipe et agit comme référence relativement à la Suite Office;
- Coordonne les différents projets spéciaux qui lui sont confiés ;
- Répond quotidiennement aux demandes des intervenants internes pour du matériel et des équipements;
- Effectue la mise à jour et la surveillance du site Web de la Société;
- Est responsable de l’entretien de l’ensemble des locaux en collaboration avec l‘équipe de gestionnaires de l’immeuble et adresse les demandes de réparations ou d’entretien au besoin ;
- Agit comme personne contact en cas de déclenchement du système d’alarme dans les 3 succursales de l’entreprise;
- Agit comme bras droit de la directrice générale et du Président;
- Effectue la gestion administrative du développement des affaires en collaboration avec le Président, notamment en préparant et rédigeant des documents (lettres, courriels, mémos, communiqués) destinés aux clients et partenaires et assure la communication proactive pour les informer des initiatives et projets de l’entreprise.
Exigences requises
CE QUE VOUS APPORTEZ
- Formation requise : Diplôme en secrétariat, administration ou comptabilité (D.E.P. ou équivalent).
- Compétences techniques Maîtrise avancée des logiciels de la suite Office (Outlook, Word, PowerPoint) et un niveau intermédiaire pour Excel, avec la capacité de s’adapter rapidement à de nouveaux outils technologiques.
- Excellence rédactionnelle : Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral, avec une attention particulière à la qualité et à la clarté des communications.
- Expérience professionnelle : Minimum de 5 ans dans un rôle similaire, idéalement dans un environnement professionnel dynamique ou en lien avec le domaine juridique.
- Compétences complémentaires : Excellente aptitude à produire des documents informatisés tout en assurant leur qualité.
- Atout : Connaissances du domaine juridique ou expérience avec des processus liés aux procédures judiciaires.
POURQUOI NOUS VOUS VOULONS
- Habiletés organisationnelles : Excellente capacité à structurer et organiser efficacement les tâches tout en gérant les priorités avec initiative. Approche proactive et volonté d’apprendre, comprendre et évoluer dans un environnement collaboratif.
- Discrétion et confidentialité : Vous inspirez confiance par votre rigueur et votre capacité à gérer les informations sensibles en toute sécurité.
- Autonomie proactive : Vous prenez des initiatives avec assurance, anticipez les besoins et proposez des solutions créatives.
- Savoir-être professionnel : Présentation soignée, langage soigné et aisance relationnelle qui facilitent des interactions empreintes de respect et de courtoisie.
- Polyvalence et agilité : Vous jonglez facilement entre différentes responsabilités et savez garder votre concentration ;
- Esprit collaboratif et adaptabilité : Vous savez ajuster votre approche selon vos interlocuteurs et contribuez à un environnement de travail harmonieux et respectueux avec les associés, le personnel administratif et professionnel, de même qu’avec la clientèle et les fournisseurs;
- Engagement et fiabilité : Votre ponctualité et votre assiduité reflètent votre dévouement envers votre équipe et vos missions.