Adjointe à la direction des affaires juridiques et du développement des affaires

Principales tâches et responsabilités

Sous l’autorité du directeur des affaires juridiques et du développement des affaires, le titulaire du poste contribue à l’efficacité administrative en effectuant des tâches de secrétariat et de coordination.

Tâches reliées au secrétariat général

• Rédige et prépare divers documents (lettres, mémos, comptes rendus ou formulaires);
• Assiste le Directeur des affaires juridiques et du développement des affaires dans la planification de ses activités quotidiennes;
• Ouvre le courrier du Directeur A.J.D.A. et effectue le suivi si nécessaire;
• Coordonne et fait le suivi des différents rendez-vous à l’agenda, confirme au besoin avec les différents intervenants, tout en effectuant les réservations nécessaires;
• Ouvre et met à jour les dossiers selon les normes établies;
• Assure une sélection adéquate des appels téléphoniques et des visiteurs s’adressant à son bureau, répond aux diverses demandes et dirige les personnes au service approprié de la Société;
• Effectue diverses recherches pour les clients;
• Est responsable des réservations des salles ou restaurants pour les rencontres qui s’effectuent;
• Remplace l’adjointe à la direction générale ou l’adjointe au Réseau professionnel lors de vacances, congés ou maladies (lettres, rédaction de contrats ou de constats, préparation des présentations chez des clients, préparation de la salle de conférence du 7e étage, etc.);
• Coordonne les différents projets spéciaux qui lui sont confiés;
• Effectue le classement, les photocopies et la télécopie de divers documents;
• Effectue toute autre tâche connexe.

Tâches reliées au développement des affaires (marketing)

• Gestion de projets reliés au marketing;
• Participe à la rédaction et à la mise en page d’offres de service et des appels d’offres;
• Commande et inventaire des articles promotionnels;
• Gestion des demandes de commandites;
• Coordonner les formations offertes aux clients;
• Crée des codes d’utilisateurs et aide à l’inscription des clients à Paquette Web.

Tâches reliées aux affaires juridiques

• Rédaction et envoi de mises en demeure;
• Assure l’administration relative au recouvrement de comptes clients selon la politique en vigueur;
• Transmet à l’assureur les différentes informations et/ou réclamations lors de plaintes contre la Société;
• Assure la gestion et le suivi des différents contrats pour lesquels la Société est fournisseur de services.