Description sommaire
Poste régulier à temps plein : 37.5 heures/semaine
Horaire : 8 h 30 à 17 h du lundi au vendredi.
Sous la responsabilité de la directrice générale, le titulaire du poste contribue à l’efficacité administrative en effectuant des tâches de support administratif. Il apporte également son soutien aux différents projets de l’entreprise peut être appelé à offrir un soutien administratif au président de la société ;
Principales tâches et responsabilités
- Rédige, révise et prépare divers documents (lettres, mémos, comptes rendus, formulaires, communications externes etc.);
- Coordonne les différents projets qui lui sont confiés ;
- Élabore, monte et tient à jour divers fichiers statistiques (utilisation d’excel) ;
- Met à jour le tableau d’échéancier des contrats et en assure le suivi ;
- Assiste le Président dans la planification de ses activités quotidiennes, dans son agenda ;
- Effectue la mise à jour et la surveillance du site Web de la Société ;
- Assure une sélection adéquate des appels téléphoniques et des visiteurs s’adressant au bureau de la direction générale et de la présidence ;
- Prépare les réunions de la Société (C.A., AGA, comités), les avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux et rassemble toute correspondance pertinente;
- Participe à la rédaction et à la mise en page d’offres de service au besoin ;
- Peut agir comme personne-ressource pour la formation de certains logiciels (Ex. : Antidote, système téléphonique, Outlook, etc.) ;
- Répond quotidiennement aux demandes des intervenants internes pour du matériel et des équipements ;
- Est responsable des demandes et de l’approbation des soumissions auprès des différents fournisseurs de l’entreprise
- Est responsable de l’entretien de l’ensemble des locaux en collaboration avec la gestionnaire de l’immeuble et adresse les demandes de réparations ou d’entretien au besoin.
- Agit comme personne contact en cas de déclenchement du système d’alarme dans les 3 succursales de l’entreprise.
Exigences requises
- D.E.P. en secrétariat et/ou comptabilité
- Minimum de cinq ans d’expérience dans des tâches similaires
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit)
- Excellente maîtrise des logiciels de la suite Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
- Connaissances du milieu juridique, un atout
- Habilités recherchées : grande discrétion, autonomie, sens de l’organisation, présentation soignée, polyvalence, diplomatie.